転職したい企業へ応募するときには、まずは書類を提出しなくてはいけません。
応募書類で自分をアピールして、企業から会いたいと思ってもらう必要があります。
履歴書や職務経歴書を送付したのち、書類選考をパスできれば面接へ進むことができるわけです。
なので、書類選考が転職の第一関門だといえますね。
ただ、書類選考の通過率は、平均で30％ほどだと言われています。
10社に送れば3社しか通過できない計算ので、かなり狭き門だということです。
少しでも通過率を高めるために、応募書類の書き方は工夫しないといけません。
応募書類は自分のパンフレットですから、採用担当者の興味を引く書き方を覚えるようにしましょう。
ここでは、転職で勝つための応募書類の作成方法を紹介します。
目次
採用担当者は書類選考で何を見ているのか？
応募書類を作成する前に、書類の評価ポイントを知ってください。
何が評価されて何が評価されないのかが分からないと、的外れな書類しか作成できません。
採用担当者の気持ちになって考えれば、おのずと適切な書き方が分かってくるはずです。
対象外の応募者を省くための選考
転職サイトや求人誌などに求人広告を出すと、多い時で数百人からの応募があります。
企業の採用担当者は、その中から自社のニーズに合う人材を見つけなくてはいけません。
でも、数が多すぎると、一人一人面接するのが大変ですよね。
使える時間は限られますから、できるだけ効率良く選考したいわけです。
そのために、書類選考を行って、見込みの薄そうな応募者を切り捨てていきます。
使えそうな応募者だけを面接をした方が、ゆっくりと時間をかけて選ぶことができるということです。
だから、書類選考ではパッと見の印象だけで、合否が決まってしまいます。
じっくり読んでいる時間はありませんから、10～30秒くらいの時間で判断されるんですね。
一生懸命に工夫して書いたとしても、読まれないことが多いので注意してください。
分かりやすさが最重要である
応募書類を作成するときに、最も意識するべきなのが「分かりやすさ」です。
一瞬で何が書いてあるのかが分かるように、レイアウトや書き方を工夫しましょう。
必要な情報を端的に書くことが大切であり、ダラダラと長い文章を書いても意味がありません。
アピールしたい気持ちが強すぎると文章が長くなりがちですが、そこはグッとこらえて情報の取捨選択を行ってください。
どんな活躍ができるのかを簡潔に書く
書類選考は効率を重視して行われるので、一字一句を詳しく読むようなことはしません。
必要な部分だけに目を通して、数秒で合否が決定してしまいます。
採用担当者が気になるのは、「自社の役に立つかどうか」ということです。
つまり、どんな経験・スキルを持っていて、それをどのように活かすことができるのかということ。
退職理由や志望動機などは、書類の段階では重要ではありません。
そういったことは、面接で聞けばいいだけですからね。
いかに、入社後の活躍をイメージさせることができるか？
それさえできれば、書類選考を通過するのは難しくないでしょう。
応募書類に必要なもの
企業によって応募に必要な書類は変わりますが、大抵は以下の通りです。
- 履歴書
- 職務経歴書
- 添え状（送り状）
履歴書は、市販されているものでかまいません。
色々なフォーマットがあるので、自分が書きやすいものを選びましょう。
職務経歴書は決まったフォーマットが存在せず、自由に書いて構いません。
A4用紙1～2枚にまとめて、分かりやすさを意識したレイアウトにしてください。
先ほど、応募書類は分かりやすさが重要だと説明しましたが、職務経歴書の書き方が肝となります。
フォーマットが決まっていない分、かなり工夫しないと分かりやすく書くことができません。
そして、添え状も忘れてはいけませんね。
送り状・カバーレター・送付状などとも呼ばれますが、書類の送付者や宛先、時候の挨拶などを書いた書類のことです。
封筒に履歴書と職務経歴書だけを入れて送りつけると、ぶしつけな印象となってしまいます。
メールで資料を送るときにも、本文を空欄で送ったりしないですよね。
「資料を添付します。ご確認ください」といった、簡単な挨拶文くらいは書くはずです。
郵便物の場合には、添え状を同封するのがマナーとなります。
大切なものですから、必ず忘れないようにしてください。
応募書類を書く時の基本ルール
企業によって求められる応募書類は異なりますが、書き方には基本的なルールが存在します。
社会人としての常識なので、必ず守るようにしましょう。
手書きの場合は黒いペンを使う
書類を手書きで作成するなら、黒のボールペンや万年筆を使いましょう。
シャーペンや青っぽいペンなどは、非常識だとみなされてしまいます。
あと、応募書類は修正液屋修正テープが使えないため、あとから消せるフリクションボールペンを使う人がいますね。
しかし、こういったペンも転職などの場では不適切ですから、ちゃんとしたペンを使うようにしてください。
ボールペンだと失敗が許されないので緊張すると思いますが、シャーペンで薄く下書きをすればミスを防ぐことができます。
応募書類は服装と同じように身だしなみですから、誰が見ても恥ずかしくないようにしてくださいね。
すべて正式名称で記入する
企業名や学校名・資格などは、正式な名称で書くようにしましょう。
時に、応募先企業を「（株）○○工業」などと記載すると、失礼な印象になってしまいます。
| NG表現 | OK表現 | |
|---|---|---|
| 企業名 | （株）○○、○○（有） | 株式会社○○、○○有限会社 |
| 年号 | H15年、S58年 | 平成15年、昭和58年 |
| 学校名 | ○○高校 | ○○県立○○高等学校 |
| 資格名 | 自動車免許 宅建 英検2級 |
普通自動車第一種運転免許 宅地建物取引士 実用英語技能検定2級 |
ちなみに、応募先企業のことを「御社」と書く人がいますが、これは間違いです。
「御社」は口語体の言葉なので、文章の時には「貴社」と書くようにしましょう。
年号を統一する
年号の書き方は、和暦と西暦があります。
特に指定がなければ、どちらの記載でも構いません。
ただし、すべての書類で年号を合わせるようにしてください。
履歴書では2017年と書いてあるのに、職務経歴書では平成29年と書いてあったら、関連が分かりにくくなります。
読む人のことを考えれば、統一したほうが良いですよね。
誤字脱字をしない
華麗な経歴が書かれてある書類でも、誤字脱字があるとイメージは下がってしまいます。
注意力が足りないと思われますし、本気で志望していないと判断されるでしょう。
自分でチェックしても盲点となって気付かないことがあるので、第三者に読んでもらうのが望ましいですね。
誰も頼める人がいないなら、翌日以降に再チェックしてみてください。
意外な間違いに気づくかもしれません。
必ずコピーを取っておく
これをやらない人が多いのですが、応募書類は必ずコピーを取ってください。
面接までに進んだ時に、履歴書や職務経歴書の内容に基づいて質問をされるからです。
何を書いたのかを忘れていると、急な質問に答えることができません。
なので、面接の前にコピーに目を通して、内容を頭に入れておく必要があります。
また、書類選考で落ちたとしても、コピーの内容を改善すれば通過率を高めることができますね。
色々な使い道がありますから、コピーを取っておくことは重要です。
印鑑は押さなくてもいい
以前は、履歴書に押印欄がありましたよね。
名前の横に印鑑を押して、提出するのが普通でした。
でも、最近だと押印欄の無い履歴書が増えています。
1997年に決定された「押印見直しガイドライン」にて、履歴書や職務経歴書には押印する必要性がないと規定されたからです。
だから、基本的には押印しなくていいと覚えておいてください。
ただ、採用担当者が年配の方だった場合、押印するべきだという考え方かもしれません。
そのため、押印欄がある書類に関しては、印鑑を押しておいた方が無難でしょう。
押印欄が無ければ、押す必要はありません。
履歴書の基本的な書き方
履歴書の用紙は、コンビニなどで売られているもので大丈夫です。
基本的には手書きで記入しますが、IT系や外資系企業だとパソコンで作成することもあります。
特に指定がないのなら、手書きで作っておけば問題ありません。
書き方のポイントとしては、空欄を作らないことですね。
資格や賞罰の欄で書くことが無かったとしても、「特になし」などと記入してください。
履歴書に空欄があると非常に目立ちますし、意欲が低いと思われてしまいます。
履歴書は基本データを伝えるだけのもの
応募書類の中で、履歴書の重要性は低いです。
応募者の基本データを示すだけの書類ですし、学歴や職歴などが分かれば良いからですね。
だから、そこまで気合を入れて作る必要はありません。
志望動機や事故PRの欄がありますが、それらは職務経歴書で詳しく書くため、簡潔な内容に留めておきましょう。
誤字脱字に注意して、丁寧に書くことを意識してください。
職務経歴書の基本的な書き方
応募書類の中で、最も重要なのが職務経歴書です。
書類選考では数十秒で合否が決定しますが、採用担当者が主に見るのは職務経歴書の内容となります。
だから、パッと見で全体像が分かりやすいレイアウト、興味を引きやすい文章が求められますね。
書類選考の通過率に影響しますから、じっくりと考えて作るようにしてください。
まずは経歴を整理する
自分の経歴を書くのが職務経歴書ですから、これまでのキャリアを振り返らないといけません。
- どんな会社で働いてきたのか
- これまで経験した仕事内容
- どんな成果を出してきたのか
- 管理職などのマネジメント経験
- どんな資格を持っているか
- これからやりたい仕事内容
- アピールしたいこと
こういったことを考えて、箇条書きでメモ帳などに書き出すようにしてください。
この段階で体裁は考えなくていいですから、思いつく限り書くことが大切です。
編年体式？キャリア式？構成を決める
職務経歴書の書き方には、大きく分けて2つの種類があります。
それが、「編年体式」と「キャリア式」の2つです。
- 編年体式
- これまでの経歴を時系列にまとめていく形式
一目で経歴の全体像が分かるのがメリット - キャリア式
- これまでの経歴をジャンル別に分けて書く形式
複数の分野を経験した人、転職回数が多い人に向いている
どちらの書き方でも構いませんが、自分の能力をアピールできる方を選ぶことが大切です。
専門性の高いスペシャリストタイプなら編年体式、色々な分野でオールマイティに活躍するゼネラリストタイプならキャリア式を選ぶと良いでしょう。
添え状の基本的な書き方
添え状については、意外と軽視されがちですね。
選考の合否に影響はしませんが、応募書類の表紙に相当する部分ですから、手を抜かないようにしましょう。
書く内容については、以下の通りですね。
- どういった経緯で応募に至ったのか
- 自分のどんなスキルを活かせそうか
- 志望動機
- 自己PR
応募に対する熱意を伝えつつ、A4用紙1枚で簡潔にまとめなくてはいけません。
添え状は、事務的な定型文になってしまいがちなので、必ず自分の言葉で書いて思いを伝えるようにしてください。
封筒の基本的な書き方
郵送で応募書類を送るときには、封筒に宛名を書かないといけません。
どうでも良いと思われがちですが、一番初めに目に留まる部分となります。
書類を見る前に印象を与えてしまうので、気を抜かないようにしてください。
宛名を書く順序や書類の入れ方など、チェックするポイントはいくつもありますね。
- 住所は省略せずに正式名称を書く
- 企業名・担当者名は住所よりも大きく書く
- 「履歴書在中」と赤字で入れる
- 添え状、履歴書、職務経歴書の順番に重ねて入れる
- 書類はクリアファイルに挟んでから封筒に入れる
- 送料が不足しないように郵便局の窓口から送る
封筒に住所を書く時は縦書きで、省略せずに書きましょう。
ビル名や番地なども、正式名称で書くようにしてください。
そして、企業名や担当者名は、住所よりも大きな文字で中心に書くようにします。
宛先が部署の場合は「人事部 御中」、担当者宛なら「○○様」、特に指定がないなら「採用ご担当者様」とするのが普通です。
封筒の左下には、「履歴書在中」と赤字で入れてください。
スタンプがあれば、そっちの方が良いです。
こうすることで、他の書類と紛れることを防ぐことができます。
中に書類を入れるときには、クリアファイルの挟むのがマナーです。
雨が降っても書類が濡れませんし、強度が増して曲がりにくくなります。
こんな一工夫があるだけで、かなり印象は変わってきますよ。
最後に、書類を郵送するときの注意点ですが、郵便局の窓口から送るようにしてください。
自分で切手を貼ると、重量オーバーで返されることがあります。
期日に間に合わないリスクがあるので、郵便局で重さを量ってから送るようにしましょう。
転職エージェントでは応募書類の添削をしてくれる
企業への応募書類は、細かな点に注意しなくてはいけないので大変です。
基本的なマナーを理解した上で、誤字脱字などをチェックして慎重に作成する必要があります。
しかも、応募する企業ごとに志望動機や自己PRなどを変える必要もあり、膨大な時間が掛かってしまいます。
仕事をしながらの転職活動だと、それを行うのは大変ですよね。
少しでも手間を省きたいのなら、転職エージェントを利用してください。
転職活動のサポートをしてもらうことができ、応募書類の添削などのサービスがあります。
キャリアアドバイザーは企業ごとの採用ポイントを熟知しているので、それに見合うように履歴書や職務経歴書を修正してくれるわけです。
なので、かなり高い確率で書類選考を通過することができますね。
また、アドバイザーのコネクションによって、書類選考なしで面接へ進むことができる場合もあります。
選考の通過率が飛躍的にアップするので、転職エージェントの利用は必須だといえるでしょう。
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