転職活動では、複数の企業へ応募するのが当たり前ですよね。
2社以上の企業から内定をもらうことができれば、いずれかの内定を断る必要が出てきます。
せっかく内定を出してくれたのに、それを辞退するのは気が引けてしまうでしょう。
「怒られるのではないか」「強引に引き止められるかも」など、色々な不安を感じてしまうかもしれません。
しかし、入社することができないなら、早急に断りの連絡を入れる必要があります。
採用担当者に対して、誠心誠意の謝罪をするべきですね。
企業側も受け入れの準備を進めている可能性があるので、連絡が遅れるほど企業の損失が膨らんでしまうわけです。
内定をくれた企業に迷惑を掛けないためにも、正しい内定辞退のマナーを覚えておいてください。
目次
そもそも内定を辞退しても良いのか？
企業側が採用活動をする際には、莫大な費用が掛かってしまいます。
求人誌や転職サイトに広告を出すだけでも数十～数百万円のコストになりますし、転職エージェントを使うと100万円を超えてしまうでしょう。
それだけのコストをかけて人材を集めるわけですから、企業としては真剣に採用活動を行っています。
だから、内定を出したのであれば、入社してほしいと企業は思っているはずです。
でも、内定を承諾した後であっても、それを断ることはできます。
日本の法律では、「職業選択の自由」が定められているからですね。
誰にでも仕事を選ぶ権利がありますから、入社前であれば内定を辞退することは可能ということです。
何人も、公共の福祉に反しない限り、居住、移転及び職業選択の自由を有する。
引用：日本国憲法 第22条第1項
ただし、法律で認められているからといって無下に断ってしまうのは、社会人としてのマナーに反します。
せっかく時間を割いて選考をしてくれたわけなので、それに対する感謝と謝罪の意を伝えないといけません。
第二志望以下の企業から内定が出たら返事を保留する
自分が入りたい第一志望の企業の選考結果が出る前に、他の企業から内定をもらうことがあります。
そこで内定を受諾してしまうと、後から本命企業の内定をもらった時に断らなくてはいけなくなりますね。
なので、面倒なトラブルを避けるためには、返事を保留することがおススメです。
内定を受けるかどうかの返答を、少しの期間だけ待ってもらうわけですね。
「家族と相談したいので」などの理由を伝えて、内定の返事を即答するのは避けるようにしてください。
その際に、期限を区切るのがポイントですね。
いつまでに返答するかを伝えておかないと、採用担当者は不安になってしまいます。
他の候補者の確保なども必要になってくるので、明確に期限を決めてください。
基本的には、1週間以内の期限がマナーとなります。
それ以上になってくると、内定の取り消しになる恐れもあるでしょう。
どうしても時間が掛かってしまうなら、理由を説明して交渉してみてください。
2週間くらいであれば、待ってくれるかもしれません。
企業の面接を受けた時には、いつまでに選考結果が出るのかを聞きましょう。
結果連絡のスケジュールを把握しておけば、内定の返事を保留する際にも期限を区切ることができます。
合否の判断が素早くできるので、どの企業の内定を受けるべきかの検討もスムーズになるはずです。
内定を辞退するときの3つの注意点
連絡は可能な限り早くする
内定を辞退することになったら、できるだけ早く連絡することをおススメします。
企業側も受け入れの準備を進めており、新しく備品を発注したり、他の応募者を不採用にしている可能性があります。
準備が進んだ段階で自分が内定を辞退したら、それらの費用が無駄になってしまうわけです。
それだと、すごく申し訳ないですよね。
特に、他の応募者を不採用にしていたら大変です。
最初から募集をやり直さなくてはいけなくなり、時間的にも経済的にも大きな損失となってしまいます。
一度承諾した後に辞退すると、かなりの損失が出る可能性が高いですね。
悪質だとみなされた場合、損害賠償に発展するケースもあるようです。
色々な人に迷惑を掛けることになるので、辞退するときの連絡は早ければ早いほど良いといえます。
誠意をもって謝罪をする
採用担当者も人間なので、感情を持っています。
なので、内定を出してくれたことに対する感謝の気持ち、辞退することへの謝罪の気持ちを伝えないといけません。
先述の通り、憲法では職業選択の自由が定められています。
だから、内定辞退をするのは労働者の権利なのですが、その権利を偉そうに振りかざすのは良くないでしょう。
「他の会社に決まったんで辞退しますね！」みたいな素っ気ない態度では、採用担当者は不快な気持ちになってしまいます。
世の中は意外と狭いもので、企業間での繋がりがあります。
同じ業界・業種であれば、自分の情報が伝わってしまうこともあるので、失礼な態度と取ると悪評が広まってしまうかもしれません。
その後に本命企業へ入社したとしても、そういった噂があると働きにくいですよね。
自分の評判を落としてもメリットは無いので、誠実な対応を心がけるようにしましょう。
電話で伝えるようにする
企業に断りの連絡を入れる時には、かなり気まずいと思います。
激しく罵倒されたり、強引に入社するように迫られたりなど、色々な不安が頭をよぎりますよね。
でも、「できるだけ早く伝える」と「誠意をもって謝罪する」の2点を満たすためには、電話で連絡をすることが必須です。
メールなら楽なのですが、見落とす可能性がありますし、失礼な印象を与えるかもしれません。
電話をする時は、先方が忙しそうな時間帯を外します。
具体的には、「10：00～12：00」か「14：00～17：00」の時間帯が望ましいでしょう。
朝一番はバタバタしていますし、昼休みや業務終了直前なども避けるようにしてください。
ただ、業種によって忙しい時間帯は異なるので、なるべく手が空いてそうな時間を予想して連絡を入れます。
角が立たない内定辞退の伝え方・例文
内定の返事を保留するとき
先述の通り、第二志望以下の企業から内定を受けた場合は、本命企業の結果が分かるまで返事を保留しましょう。
その際には、「他に本命の企業があります」などと、正直に理由を伝えなくても構いません。
家族と相談するといった理由にして、いつまでに返答できるかを伝えるようにしてください。
明確な期限を区切ることで、企業に迷惑を掛けないようにします。
すぐにでも入社承諾のお返事をしたいのですが、実家の両親にも相談したいと考えております。
誠に勝手ではございますが、○月○日まで返事を待っていただくことは可能でしょうか？
こういった感じで伝えれば、不審に思われることは無いでしょう。
ポイントとなるのが、自分以外の第三者を理由に出すということですね。
これだと、返答を急かされる心配はありません。
本命企業の結果が分かるまで、待ってもらうようにしてください。
くれぐれも、期限を過ぎてしまわないように、気を付ける必要があります。
入社を辞退するとき
本命企業から内定をもらったり、面接の雰囲気から入社の気持ちが無くなったときには、内定の辞退をしなくてはいけません。
せっかく内定を出してもらったわけなので、しっかりと謝罪の気持ちを伝えましょう。
辞退の理由としては、具体的に言わなくても構いません。
ただ、聞かれたら答えなくてはいけないので、あらかじめ回答を用意しておいてください。
大変申し訳ないのですが、内定を辞退させていただきたくご連絡しました。
慎重に検討した結果、個人的な事情で内定を辞退させていただく決断をしました。
せっかく内定をいただいたのに、ご迷惑をおかけして申し訳ございません。
保留してから断る際も、同じように伝えましょう。
詳しく理由を聞かれた場合には答える必要がありますが、オブラートに包んで角が立たない言い方を心がける必要がありますね。
- 他の会社と縁がありました
- 家族の方から今の会社を続けた方が良いと言われました
- 私の適性を考えた結果、合っていないと感じました
- 御社では○○職での内定ですが、私のやりたいことと異なっていました
辞退の理由を伝える時には、相手先企業を下げるような言い方をしないでください。
「他社の方が給料が良かった」などと言ってしまうと、すごく失礼な印象になってしまいますよね。
ちゃんと相手の気持ちに立って考えないと、トラブルを招く可能性があるでしょう。
会って話すように言われたら
内定辞退の連絡をすると、「直接会って話しませんか？」と言われることがあります。
本気度の高い企業であれば、何とかして説得しようとするわけです。
こういった場合には、かなり強く引き留められることを覚悟してください。
他の企業の内定があれば、そちらに対抗して好条件を出してくるかもしれません。
堅い意思を持っているなら、直接会って謝罪すれば誠意を示すことができます。
もし、説得されて決意が揺らぐ可能性があるときは、キッパリと断った方が良いでしょう。
無理に説得されて入社しても後悔するのは自分ですし、短期間で辞めることになるなら会わない方が両者のためでもあります。
このお電話にて、内定辞退をさせて頂けますでしょうか。
無理を言って申し訳ございませんが、よろしくお願いいたします。
ここでは、変に言葉を濁すのではなく、ハッキリと伝えてください。
強い決意を示すためには、ストレートに伝えるのが効果的です。
メールで辞退を伝えるとき
基本的には電話をするのが原則ですが、何か事情があってメールで済ませる時があるかもしれません。
そういった時のために、メールの例文も紹介します。
人事部 ●●さま
先日、内定通知を頂きました山田太郎と申します。
その節は、誠にありがとうございました。
大変申し訳ないのですが、慎重に検討した結果、内定を辞退させていただくことを決意いたしました。
貴重なお時間を割いて選考していただいたのにも関わらず、このような結果となってしまい申し訳ございません。
本来ならお電話でお伝えしなくてはならないところですが、メールのご連絡にて失礼させていただきます。
末筆ながら、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。
---------------
山田太郎
電話番号：
メールアドレス：
---------------
先にメールで伝えておき、後日改めて電話で連絡するのが望ましいですね。
メールだけでは納得しない企業も多いですから、できるだけ電話で伝えるようにしてください。
転職エージェント経由で応募したとき
転職エージェントを利用している場合は、内定辞退の連絡もエージェントに伝えるようにしてください。
くれぐれも、直接企業に連絡してはいけません。
エージェントに辞退を伝える時には、正直に理由を伝えるようにしましょう。
「条件が悪かった」「自分に合わなかった」など、思っていることを素直に伝えた方が喜ばれます。
条件面での問題があった場合、企業側と交渉してくれることもありますね。
また、別の企業を紹介してもらう時にも、正直な希望を知っている方がマッチングしやすくなります。
企業の担当者ではありませんから、不満な点でも言いやすいはずです。
以上、転職で内定辞退するときのポイントを紹介しました。
せっかく出してくれた内定を断るわけですから、ちゃんとした謝罪の意を伝えないといけません。
社会人としての器量が試されるので、恥ずかしくない対応を心がけてください。