転職での書類選考では、履歴書と職務経歴書を企業へ送付します。
しかし、封筒に書類だけを入れるのは不躾な印象を与えるので、添え状を入れるのが一般的です。
添え状には、簡単な挨拶文や自己PR、同封する書類の一覧などを記載します。
この書類が一枚あるだけで、礼儀正しい印象を与えることができるので、必ず添付するようにしてください。
ここでは、添え状の書き方の基本を紹介します。
目次
添え状の目的・役割について
添え状とは、応募書類の表紙のようなものですね。
「送り状」「送付状」「カバーレター」などと、呼ばれることもあります。
一般の書籍でも、表紙・プロローグなどがあって、本文が始まるでしょう。
それと同じように、応募書類にも添え状という表紙が必要です。
添え状があることで、丁寧な印象を与えることができます。
添え状の目的は、以下の通りです。
- 自分の売りを示し、採用担当者に興味を持ってもらう
- 不利な条件を補足して、採用側に予備知識を与える
添え状に自分の売りを強調する文言を入れることで、採用担当者の気持ちを引きつけることができます。
興味を持った状態で応募書類を手に取ってくれるため、真剣に読んでもらえる可能性が高いです。
また、何らかの不利な条件がある場合は、あらかじめそれを伝えておくことで書類を読んだ時のガッカリ感を減らすことができますね。
採用担当者の気持ちを整理させるためにも、添え状でアピールすることは大切です。
形式的な文章を書くだけで終わらずに、上手くアピールできるようにしてください。
採用担当者は添え状を評価するのか？
リクナビが企業の採用担当者に聞いたアンケートによると、約30％の人が添え状が評価に影響すると答えました。
参照：リクナビ
「影響しない」と明確に答えたのは、約40％となっていますね。
つまり、約60％の確率で添え状が合否に影響する可能性があるわけです。
これは無視できない数字だと思いますので、添え状は必ず作成するようにしましょう。
担当者の声としては、以下のようなものがありました。
- 真剣さを判断するためにチェックする
- 同率の応募者がいた時に添え状の印象で決める
- 気遣いの表れになるのでプラス評価する
- 礼儀正しい印象なので面接で会ってみたい
- 履歴書の一部として評価する
軽視されやすい書類ですが、採用側は意外と評価対象にしていることが分かりますね。
用紙1枚で済むものですから、作っておいて損はないでしょう。
添え状の基本的な書き方
日付
書類の提出日を記入します。
履歴書と職務経歴書の日付を合わせること、年号（西暦・和暦）を統一することを忘れないでください。
宛先
「応募先企業名」と「部署名」「採用担当者の名前」を記入してください。
企業や部署宛の場合は「御中」、担当者宛の場合は「様」を付けます。
担当者名が分からなければ、「採用ご担当者様」としましょう。
署名
自分の情報を記入していきます。
郵便番号、住所、電話番号、メールアドレス、氏名の順で書きましょう。
電話番号については、日中に連絡の取れる携帯電話の番号が一般的ですね。
頭語・時候の挨拶
ビジネス文章なので、冒頭に頭語と時候の挨拶から始めます。
下記の文章で始めることが、社会人としてのマナーとなりますね。
貴社ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。
文面・結語
本文は、応募に至った経緯を簡単に説明し、書類を送付する旨を記します。
どの職種に応募するかも明記すれば、採用担当者が分類しやすくなりますね。
ぜひともご面接の機会を頂けますと幸いです。
ご査収のほど、よろしくお願い申し上げます。
長文である必要はないので、簡潔に書くようにしてください。
文章の最後には、右寄せで「敬具」と結語を入れるようにしましょう。
同封書類の記載
一緒に送付する書類の詳細を記入します。
「記」という文字の下に、書類の種類と枚数を記入してください。
添え状は書類に添えるものなので、ここの記載がメインで伝えたいことになります。
なので、枚数などに相違が無いように、しっかりと書くようにしましょう。
「以上」を最後に記入
全ての記載が終わったら、最終行に右寄せで「以上」と書きます。
これが書類の終わりを意味する言葉なので、忘れずに書いてくださいね。
自己PRを入れてライバルに差をつける
先述したように、添え状の内容も評価対象に含まれることがあります。
なので、挨拶だけで終わらせるのでなく、簡単な自己PRも入れておくと有利になるかもしれません。
必ずしも自己PRは必要ありませんが、入社意欲を示すためにも余裕があれば書くようにしてください。
これまでの簡単な経歴や実績などを、100～300文字程度でまとめておきましょう。
中小企業を中心に500社以上とお付き合いさせていただき、3年目には営業実績でMVPを受賞したこともあります。
私の営業経験を活かすことができると思い、貴社の募集に応募させていただきました。
やりすぎると過剰なアピールになるので、あくまでもサラッと書いておくことをおススメします。
書類はクリアファイルに入れる
応募書類を封筒に入れる際には、クリアファイルに挟んでください。
添え状、履歴書、職務経歴書の順番にして、クリップでまとめてからクリアファイルに挟んで封筒に入れます。
こうすることで、雨が降っても書類が濡れにくいですし、少々の折り曲げにも強くなります。
大切な書類が汚れないためにも、クリアファイルは必須だと思ってください。
応募書類は転職エージェントに任せるのが確実
自分で転職活動をする際には、履歴書や職務経歴書、添え状なども作成して、企業へ送付しなくてはいけません。
複数社へ応募するのが普通ですし、これだけの書類を作成すると膨大な時間が掛かってしまいます。
仕事をしながらの転職活動だと、書類を作成するのが難しかったりするでしょう。
社会人は時間が無くて忙しいですから、そこまでの手間をかけることができません。
なので、転職エージェントを利用することをおすすめします。
応募書類の作成・添削サービスがあるので、求職者の情報をヒアリングして履歴書や職務経歴書を代行で作ってくれるわけです。
しかも、企業ごとの選考ポイントを知っていますから、合格しやすい内容にカスタマイズしてくれます。
作成した書類は企業の担当者へ直接渡してくれて、その際に選考を通過するように推薦までしてくれるんです。
自分では何もやる必要がありませんし、書類選考の通過率も圧倒的にアップするでしょう。
効率良く転職活動を進めるためには、転職エージェントの活用が必要不可欠だといえます。
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