転職活動を始めた時に、最初の関門となるのが書類選考です。
書類選考を通過しなければ面接へ進めないので、自分を売り込むことができません。
人間性に関係なく書類だけで判断されてしまうため、いかに採用担当者の目を引く書類を作成できるかどうかがカギとなります。
ここはテクニックだけで対処できることなので、上手な応募書類の作り方を覚えることが大切です。
正しい書き方が分からない人や応募しても不合格になり続けている人は、応募書類の作り方から覚えるようにしてください。
今回はそんな方々向けに、転職を成功させる書類選考対策について解説します。
企業が書類選考を行う目的とは？
企業ニーズに合わない応募者を除外するため
「早速、書類の書き方を！」と言いたいところですが、まずは書類選考とは何のためにあるのかを理解したほうがいいでしょう。
書類選考とはその名の通り、応募者の履歴書・職務経歴書から、採用したい人物としてふさわしいかを判断するものです。
そのため、企業は自社のニーズに合わない応募者をここで一定ふるいにかけ、除外するために書類選考を行っています。
書類選考で落とされるのは、応募ニーズから大きく外れている人や社会人としてのマナーに欠けているような人です。
ちゃんとポイントを押さえておけば通過できますから、どのようなニーズで募集を掛けているのかを把握しておくようにしてください。
見込みのある人間だけを面接して効率化を図りたい
「なぜ応募者全員に会ってくれないのか、会わないと分からないこともたくさんあるじゃないか！」という主張もあります。
応募者目線からするとごもっともなのですが、企業も意地悪でこんなことをしているわけではありません。
採用活動とは、ものすごい時間と労力のかかる作業であり、企業はとてつもない人件費をかけています。
なので、できる限りコストを削減して効率化を図りたいと思っているわけです。
たとえば、もし面接を一回しようとなると、平均で約1時間の時間を取られます。
50名の応募があったとして、もし必ず全員に会おうという話になると、単純計算で50時間の時間がかかることになるでしょう。
しかし、企業も採用経験は豊富にあるわけですから、最低限人物を見る目は養ってきています。
そのため、書類選考で見込みのある人間だけを残して、面接にかける時間への効率化を図るのも致し方ないことでしょう。
大まかなスキルや人物像のイメージで合否を決定している
それでは、書類選考においてどの点を見ているのかというと、主には大まかなスキルや人物像のイメージで合否を判定しています。
書類の隅々まで熟読して、慎重に精査するようなことはしません。
3～5分程度で全体に目を通して、大まかなイメージだけで合否を決定しているわけです。
つまり、裏を返すと、企業ニーズを正しく把握し、そのニーズに合ったスキルや人物像基準を超える人材であることが証明できれば書類選考基準は通過することになります。
自分のスキルを大きく盛った誇大表現を使わなくても、ニーズに合わせた書類を作成できれば十分に攻略することができるでしょう。
書類選考を通過するための心構え
書類選考の通過率は一般的に30～50％程度しかない
たかが書類選考、という風に舐めてかかることは禁物です。
採用企業側からすると、書類選考は採用業務の効率化に関わる至極大事な作業であり、応募者側もそれ相応の心構えが必要になります。
まず大前提として認識をしなくてはならないのが、書類選考の通過率は一般的に30～50%程度しかないということです。
つまり、大抵の人は書類選考で涙を飲むことになります。
先述の通り、面接では1回1時間ほど掛かりますから、企業が面接できる応募者の数には限界があるわけです。
合格レベルの書類を作成できたとしても、すでに面接できるキャパを超えていれば落とされてしまいます。
応募者が多ければ必然的に通過率も低くなってしまうため、書類選考を確実に通過できるとは限りません。
ある程度の数が必要になりますから、不合格でも落ち込まずに根気よく他の企業へ応募し続けましょう。
数秒で判断されるので採用担当者の目を引くかが重要
採用活動において面接にものすごい時間がかかると言いましたが、もちろん書類選考自体にも膨大な時間がかかっています。
そのため、書類選考をする人も、全ての書類にじっくりと目を留めている暇はありません。
人気の企業だと1度の募集で100人以上の応募が来ることもザラなので、膨大な数の書類に目を通さないといけないわけです。
さすがに、それらの書類をすべて熟読できませんから、1枚に付き数秒で合否が決定されます。
基本的に、最初の数秒でザッと目を通したときに、その書類の人物がイケてるかどうかということが分かってしまいます。
ですから、その数秒でいかに採用担当者の目を引くような内容になっているかということを意識して書類を作る必要があるでしょう。
企業が求める経験・スキルを満たしているかどうか
また、中途採用における基本についても、書類を作る上で理解する必要があります。
中途採用とは、企業が事業を運営する上で具体的に人手が足りなくなったときに実施する緊急策であることがほとんどです。
そのため、中途採用の募集する人材には、具体的に求める経験・スキルがあります。
そして、その求める経験・スキルを満たしていない人材を採用することはほぼありえません。
ということは、応募書類の中でアピールするべきことは、その企業が求めるスキル・経験を自分が持っているということです。
中途採用枠で申し込む場合には、どんなスキルが求められているのかを知ってください。
それに応じて書類のアピール内容を変えることが、効果的な応募書類の作り方となりますね。
絶対に入社したいという意欲が伝わるかどうか
次に大事なのが、絶対に入社したいという意欲が伝わるかどうかです。
企業にとって採用とは、手段でしかありません。
採用が「成功した！」と喜ぶことができるのは、採用した社員が中長期的に定着し、活躍したときです。
つまり、企業はスキル・経験だけではなく、その応募者がどれだけ自社で働きたいか、という意欲の部分も大事にしています。
もしスキル・経験が申し分なくても、実は自社に対しての思いが大してない場合、入社してもすぐに退職してしまう危険性がありますよね。
反面、もし少しスキル・経験が足りなくても、自社に入社したい・働いて活躍したいという思いが強ければ、中長期的に見ればきっと会社に貢献してくれるという期待も込めて、選考を通過する可能性もあるのです。
企業が求めるスキルを満たしていない場合には、とにかく熱意を押し通すということが大切となります。
その企業に入って何がしたいか、何を実現したいのかを書くことで、採用担当者の琴線に触れることができるかもしれません。
6ヶ月以上のブランクがあるなら理由を明記する
最後は、「ブランク」についてです。
ブランクが6ヶ月以上ある場合は、書類に必ずその理由を記載しましょう。
なぜなら、日本において職務経歴にブランクがあるということは、とにかくマイナスにしかなりません。
「何か問題があるのではないか」「働く意欲が低いのではないか」というマイナスの憶測を持たれ、書類で無条件に落とされかねないのです。
そのため、面接で説明すればいい、ではなく、必ず書類上でブランクになった理由を記載しましょう。
もし何かしら問題視されそうな理由（もしくは理由が特にない）であれば、今後どうやってその点について改善するか、その理由を上回る以上の熱意がある旨を書き足しておくことをおすすめします。
ちゃんと理由を書くことで、企業側の不安を払拭することができるでしょう。
書類選考は印象が命ですから、ネガティブな要因があれば排除できる理由を書かないといけません。
履歴書の書き方の基本
応募者の人物像を伝えるものなのでパッと見の印象を考える
履歴書は文字通り、応募者の履歴を伝えるための書類です。
職務経歴書ほど自由記述ではなく、基本的にフォーマットに沿って埋めていくものになります。
「自分は何者か」という応募者の人物像について簡潔に伝えることがポイントですので、パッと見で自分にどういう印象をもってほしいかということを考えながら書くようにするといいでしょう。
履歴書で自己アピールをするのではなく、あくまでも人間性を伝えることを意識してください。
キレイで体裁の整った書類を作成することで、社会人としてマジメで素直な印象を与えることができます。
写真は清潔感のある髪型や服装を意識する
これも基本中の基本ですが、写真は文章以上にその人物へのイメージを左右します。
履歴書における写真で大事にすべきは、「損をしないこと」です。
写真でマイナスのイメージを持たれると、職務経歴書内容がいかに素晴らしくても書類選考不合格になってしまうという理不尽も起こりかねません。
そのため、必ず清潔感のある髪型や服装を意識してください。
派手な髪型や見た目は、ビジネスにおいて絶対にマイナスにしかなりません。
見た目でインパクトを残そうなどという、下心は必ず封印してください。
写真はアピールするものではなく、社会人としての常識を示すためのものです。
奇抜な印象は必要ないので、無難な写真を撮るようにしましょう。
黒のボールペンで誤字脱字なく書く
文章内容のみならず、文字そのものも企業へのイメージを左右します。
基本は、黒のボールペンで誤字脱字なく書くということです。
もし誤字脱字をしてしまったら、もったいないと思わずに、新しい履歴書で書き直してください。
文字というのは、上手か下手かではなく、丁寧に書いたかどうかが大事です。
不思議なことに下手な文字でも、丁寧に書いたかどうかは一瞬で見破られてしまいます。
まずは鉛筆で薄く下書きしてから、ボールペンで本番を書くようにしましょう。
誤字脱字は自分では気づきにくいので、家族などの第三者に確認してもらってください。
丁寧に書くのは時間が掛かりますが、それで合否に影響するのであれば時間をかけても問題ありません。
職務経歴書の書き方の基本
企業が求める経験やスキルを強調して見せる工夫をする
それでは、最後に職務経歴書の書き方の基本についても解説します。
先述したように、書類選考において企業が求める経験・スキルを満たしているかどうかは、合格のための大事な基準です。
そして、合わせて忘れてはならないのが、採用担当は書類選考の最初の数秒で、その書類の応募者が合格基準を満たしているかどうかを判断することですね。
つまり、この2つをかけ合わせることで分かることは、採用担当者が書類に目を通した際に、企業が求める経験やスキルがすぐに伝わるように強調して見せる工夫をする必要があるということです。
たとえば、企業が求める経験やスキルが伝わる実績・エピソードがあるときは、一番上の文章でその実績・エピソードについて書いてしまってもいいかもしれません。
また、冒頭に記号を付けて強調するのもいいでしょう。
もし、自分の中で企業が求めるスキル・経験を満たしていると思っても、企業が書類に目を通す際にそれに気づいてもらい理解してもらえないと意味がないということです。
アピールする部分が目立つように、色々な工夫をすることが大切になりますね。
具体的な数字やエピソードを交えて書くようにする
もし自分が強調したい文章に気づいてもらえたとして、その文章自体が曖昧で定性的なことばかりだと、採用企業側もあなたの魅力に気付けません。
第三者に魅力を伝えるには、具体的な数字で表すのが重要です。
営業であれば売上数字、バックオフィスであればコスト削減の金額など、金額換算できるものは金額換算をするとより伝わりやすいでしょう。
また、簡単なエピソードがあるのも良いですね。
最初は思うような結果が出なかったが、何らかの施策を行うことで営業成績が伸びたというストーリーがあると、採用担当者の印象に残りやすいです。
単純に売上結果を書くよりもインパクトがありますから、エピソードを利用するのはおススメだと言えます。
応募する職種に合った志望動機を用意する
次に大事なのが、志望動機の書き方です。
志望動機だからといって、自分が思うがままの志望動機を書いてはいけません。
あくまで大事なのは、応募する職種に合った志望動機を書くことです。
その職種ごとにどんな業務内容に携わりたいか、将来的にどう成長していきたいかということについて、会社の特徴に合わせて書くようにします。
また、その会社で実現できないような動機を書いてしまうと、企業側からしたら「じゃあウチではないね」となってしまいます。企業毎に、応募する職種に合った志望動機を用意することを心がけてください。
企業が求める人物像を意識して自己PRを書く
自己PRも志望動機と同様、企業ごとに求められている人物像を意識して書くことが重要です。
繰り返しになりますが、企業は自社で中長期的に活躍を採用したいと考えています。
そのため、スキル・経験はもちろんですが、自社に馴染める人物であること、つまり理想の人物像に近いかどうかも非常に重要視するポイントです。
企業が求めている人物像は、求人票内に書いてあることが多いですし、求人票になければ会社HPなどを読み込むことで大枠を理解できます。
人物像理解ができたら、自身のエピソードも交えて、自分がいかにその人物像に当てはまっている人材なのかをアピールすることが重要です。
絶対に書類選考を突破したいなら転職エージェントを利用しよう
これまで解説したように、書類選考を通過するためには、企業ごとに書く内容を考えて応募書類を作成する必要があります。
そのためには、企業研究を入念に行って、アピール方法を考えなくてはいけません。
これはかなり手間が掛かることですし、書類を作成したからといって確実に書類選考を通過できるとは限らないわけです。
努力が無駄になるかもしれないので、かなりリスクが高いといえるでしょう。
そこで、転職エージェントを利用することをおススメします。
キャリアアドバイザーが応募書類の作成を代行してくれるので、わざわざ自分で作成する必要はありません。
条件に合った求人を紹介して応募書類の作成から面接対策まで、転職活動のすべてをサポートしてくれるわけです。
また、全国の企業とパイプを築いているため、書類選考なしで最初から面接へ進める場合もあります。
自分だけで転職活動をするよりも圧倒的に効率がアップするので、転職エージェントを利用すると良いでしょう。
以下のエージェントは、実績が豊富で当サイトでも人気が高いです。
無料で利用できますから、ぜひ使ってみてください。
リクルートエージェント
業界最大手のリクルートエージェントです。
人材業界で50年以上もの実績があるため、全国の様々な企業と太いパイプを築いています。
保有している求人の90％が非公開となっており、その数は10万件以上です。
業界でもトップクラスの求人数ですから、自分に合った企業と出合える可能性は高いでしょう。
また、キャリアアドバイザーの質が高いのも特徴ですね。
全国に470名のアドバイザーが在籍しており、各業界・業種に精通している人材が豊富です。
最新の業界情報や転職動向にも詳しいですし、過去に膨大な転職実績もあるので、的確にキャリア相談に乗ってもらえます。
土日祝や平日20時以降も対応可能なので、仕事が忙しくても利用できますよ。
リクルートエージェントは、確実に登録しておいてください。
マイナビエージェント
マイナビは、1973年に創業された人材サービスを主業務とする会社です。
人材業界ではかなりの老舗企業なので、取り扱っている業種や求人量は業界でもトップクラスとなっています。
特徴としては、20～30代の転職サポートに強いことですね。
首都圏や関西エリアだけでなく、名古屋や福岡、札幌などにも拠点があるため、全国の求人に対応しています。
業界ごとに専任のキャリアアドバイザーがいるので、専門的な情報を得ることができるでしょう。
また、企業の人事担当者とやりとりするアドバイザーもいますから、職場ごとの雰囲気なども掴むことができます。
かなり評価の高いエージェントなので、登録しておいて損はありません。