転職活動での不採用理由の聞き方。電話やメールの不採用理由の問い合わせ方法

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書類選考を通過して面接を受けても、そこで落とされることは多いです。
「貴殿の今後益々のご活躍をお祈り申し上げます。」といった、お祈りメールが届くとガッカリしてしまいますよね。

しかも、多くの場合で、不採用の理由を教えてもらうことはできません。
なぜ落ちたのかが分からないと、自信をもって転職活動を進めることができないでしょう。

疑心暗鬼のままで活動しても上手くいきませんし、どんどん悪循環にハマってしまいます。
そういった状態を防ぐために、不採用の時には理由を聞けるようにしてください。

自分の悪いところを改善することができれば、今後の転職活動に役立てることができますよ。

面接で不採用になってしまう理由

書類選考を通過したということは、企業が求める最低限の条件を満たしているということです。
なので、面接へ進めた時点で、誰にでも採用のチャンスがあります。

明らかな欠点があるわけではないので、安心してください。
他の応募者との比較で負けてしまったり、社風に合わなかったり、外的な要素で不採用になることがほとんどです。

ですから、必要以上に落ち込む心配はないでしょう。
よくある不採用の理由を紹介するので、参考にしてみてください。

スキルや経験が一歩足りない

最も多いのが、求めるスキルや経験に一歩及ばないというケースです。
書類上では十分なスペックに見えたとしても、面接で話を聞いてみると少し足りないという場合があります。

  • マネジメント経験者が欲しいが、サブリーダーしか経験していない
  • 合格レベルのスキルがあるが、他の応募者の方が優れていた
  • 持っている知識の分野が微妙にズレている

これは、採用担当者の選定ミスの部分もありますが、応募先企業の研究を行うことで対処できることが多いですね。

求人情報や会社のホームページなどを読み込むことで、その会社で求められていることが分かります。
ちゃんと企業研究を行って、応募の精度を高めることが重要でしょう。

スキルや経験のレベルが高すぎる

応募者がハイレベルすぎて、逆に落とされてしまうというパターンもあります。
先ほどとは、全く逆の例ですね。

企業ではチームワークを重要視するため、明らかにハイスペックな人材が入ると和が乱れてしまいます。
現場では扱いきれないと判断されると、不採用になってしまうでしょう。

もしくは、レベルが高すぎると条件面で折り合いがつかない場合もありますね。
スキルや経験が豊富な人ほど給与などの水準が上がってしまうので、そこまで出すことができないと不採用という判断になってしまいます。

自分のスペックに自信がある人は、職務経歴書で詳細にアピールしておくべきですね。
書類上で能力を詳しく判別できる状態なら、条件に見合わない企業だと書類選考で不採用にするはずです。

無駄な面接を受けるのは時間がもったいないので、効率的に転職活動を進めるためにも書類の作成には気を遣ってください。

企業独自のこだわりが強すぎる

企業ごとに社風があるため、それぞれに求めている人材像は異なっています。
なので、その社風に合わないキャラクターだと、スキルや知識に問題が無くても不採用になってしまうでしょう。

特に、企業によっては、不可解な基準を設けていることがあります。

  • ○○県出身者は不採用にする
  • スポーツ経験者しか採用しない
  • 末っ子は不採用にする

意味不明な選考基準がある企業も多いので、こういった場合は対処のしようがないですね。
実際に働いている人に話を聞いたり、企業の口コミサイトなどをチェックして企業体質を調べるといったことが有効かもしれません。

コミュニケーションがうまく取れない

面接での受け答えの仕方などから、コミュニケーション能力が判断されます。
面接官の意図したとおりの回答ができるかどうか、明るくハキハキとした話し方ができるかどうかなど、人間性の部分がチェックされますね。

どんな仕事でもコミュニケーション能力は必須なので、これに問題があると採用が見送られることが多いでしょう。
営業職なら取引先との関係性を作らないといけませんし、内勤でもスタッフ間の連携を取るためにコミュニケーションが欠かせません。

面接だと緊張して上手く話せない人は、「面接の緊張をほぐすための3つの対策」を参考にすると良いでしょう。

不採用になった理由を聞いても良いのか?

面接で不採用になったとしても、その理由が説明されることはありません。
企業からすると、不採用になった理由を説明する義務はないからですね。

不採用通知に書かれているのは、「今回は採用を見合わせて頂くことになりました」といった文言だけで、詳しい内容に触れられることは無いでしょう。

これは、個別対応の時間を省略したり、トラブルを防ぐといった目的からだとされています。

でも、素っ気ない不採用通知をもらっただけでは、納得することができません。
ちゃんとした理由を聞かなければ、その企業を諦めることは難しいでしょう。

理由も分からず不採用になると、自分を全否定された気持ちになるため、不安を抱えたままで活動することになります。
そのままで他の企業の面接を受けたとしても、自信をもって受け答えをすることができないはずです。

なので、不採用になったら理由を聞くようにしましょう。

不採用の理由を聞くのはマナー違反ではない

通常は教えてもらえない不採用の理由ですが、それを聞くことはマナー違反にはなりません。
応募者には聞く権利がありますし、ちゃんと理由が分かれば今後の転職活動にも役立てることができるからです。

なので、堂々と採用担当者に問い合わせてみてください。
ちゃんと礼儀正しく低姿勢で質問すれば、嫌な気持ちにはならないと思います。

ただ、すべての企業で不採用の理由を教えてくれるわけではありません。

そもそも、採用担当者が理由を把握していないことがありますね。
採用担当者は候補者の選別をするだけで、最終的な判断は社長や役員が行っていることが多いです。
そういったケースだと、問い合わせても理由を聞くことはできないでしょう。

また、選考基準を外部に漏らさないために、すべてを社外秘にしているという企業も多いです。
コンプライアンスに違反してしまうので、聞いても教えてもらえません。

ちゃんと不採用の理由を教えてくれるのは、5~6社に1社くらいだと思います。
そのため、理由を聞けたらラッキーくらいの気持ちで、問い合わせてみると良いでしょう。

不採用理由の問い合わせの仕方について

メールでの問い合わせ

最も手軽な方法としては、メールでの問い合わせがありますね。
不採用通知に返信する形で、面接をしてくれたことに対する感謝を伝えつつ、ついでに不採用の理由についても聞くということです。

これなら、自然な形で聞くことができますし、失礼な印象を与えることもないでしょう。

以下は、メールの例文となります。

株式会社○○
人事部 ○○様

お世話になっております。山田太郎です。

先日はお忙しい中、面接のお時間を頂きありがとうございました。
選考結果のご連絡もしていただき、重ね重ねありがとうございます。

今回の結果は残念なものになりましたが、今回の経験を活かして努力を続けていく所存です。

また、今後の転職活動の参考にさせて頂きたいので、不採用になった理由をお聞かせいただくことは可能でしょうか。

お忙しいところ恐縮ですが、ご返信を頂ければ幸いでございます。

何卒、よろしくお願いいたします。

丁寧に感謝を伝える返信をすれば、採用担当者は嬉しいはずです。
そこで不採用の理由についての質問があると、返信してあげようという気持ちになりますよね。

不採用通知には返信をしない人が多いですが、ひと手間加えて返事を送ることで有益な情報を得られることがあります。
なので、不採用通知には必ず返信を送るようにしてください。

電話での問い合わせ

不採用のお知らせが、電話で来ることもあります。
そういった時には、その場で不採用の理由も聞くようにしてください。

メールよりも具体的な内容を聞ける場合が多いので、参考になる情報を聞き出すことができるはずです。

先方から不採用の報告を受けたら、「承知いたしました。ご丁寧にありがとうございます。」とお礼を述べましょう。

その後、「差し支えなければ、不採用の理由をお聞かせ願えますでしょうか?」と質問をします。
具体的な改善案まで聞くことで、次に生かすことができますね。

回答してもらえなかったときには、無理に聞き出そうとせずに「承知いたしました。不躾なお願いをして申し訳ございません。」と謝罪してください。

面接のフィードバックを聞いてみる

少し上級テクニックですが、正面から不採用の理由を聞いても教えてもらえない場合、フィードバックをしてもらうという方法があります。

自分の至らなかった点、改善するべき点を聞くようにすることで、今後のアドバイスをしてもらうということですね。

たとえば、以下のような質問をします。

私の面接時の話の中で、分かりづらかった点はあったでしょうか?
話の伝え方などは、改善するべき点はあるでしょうか?

直接的な不採用理由は答えられなくても、面接のフィードバックに関しては何でも言えるはずです。
面接官の立場からのアドバイスを受けられれば、非常に参考になる部分は多いと思います。

以上、転職面接での不採用理由の聞き方について解説をしました。

面接で落とされた理由を知らなければ、何をどのように改善すれば良いのかが分かりません。
転職活動を有利に進めるためにも、必ず理由について聞くようにしてください。

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