転職面接での日程調整!面接日の変更を依頼するメールの例文と書き方

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転職活動では、在職中に活動したり、複数の企業へ同時に応募したりしますよね。
そうすると、指定された面接の日時に都合が付かないことがあります。
面接日時を変更してもらう時には、できるだけ早く連絡しなくてはいけません。

基本的には決められた日時を守るべきですが、どの企業でも変更になることは想定しているはずです。
なので、日程の再調整をしたからといって、不採用になるといったことは無いでしょう。

ただ、マナーに欠ける対応をすると、マイナス評価になってしまいますね。
社会人として恥をかかないように、ちゃんとした対応を心がけるようにしてください。

そもそも面接日程の変更は可能なのか?

新卒と違って中途採用では、仕事をしながら転職活動をする人が多いです。
社会人は忙しいために、毎日の残業で面接の時間が無かったり、急な予定が入ったりしてしまいます。

その辺は企業側も理解しているので、面接のスケジュールには柔軟に対応してくれることが多いでしょう。
企業によっては、平日の夜や休日などの仕事がない時間帯に、面接を設定してくれることもあります。

面接日時の設定は、「先方から日時を指定される場合」と「応募者の都合の良い日時を聞いてくる場合」の2つのパターンがあります。

先方に日時を指定されたときには、どうしても都合が合わないかもしれません。
そういった時には、別の日に再調整してもらってください。

ただ、原則として日程変更は一回までです。
それ以上は、さすがに先方に迷惑を掛けますし、自己管理のできない人間として評価を落としてしまうかもしれません。

常識を疑われてしまうので、スケジュール調整はスムーズに行えるようにしてください。

面接日程を設定するときのマナー

応募先企業から日時を指定される場合

書類選考を通過すると面接の連絡がきますが、その際に「○月○日の●時に来社してください」などと日時を指定される場合があります。

企業側から指定されたときには、可能な限り合わせなくてはいけません。
在職中の方は有休を取得するなどして、都合を付けるようにしてください。

それでも無理そうなら、別の日程に再調整してもらう必要があります。
届いたメールに返信する形で、どうしても参加できない旨を謝罪しましょう。
それから、自分の希望する日時を3つ以上羅列して、その中から選んでもらうようにします。

できるだけ多くの選択肢を提示することが、スムーズに日程を調整するための秘訣です。

応募先企業の営業時間内に訪問するのが難しいなら、夜間や休日の面接も可能かどうか聞いてみてください。
大抵の企業なら対応してくれるはずですし、嫌な顔はされないでしょう。

応募者の希望日時を聞いてくる場合

書類選考を通過した後に、「面接をするので希望する日時を教えてください」といった連絡が来る場合もありますね。
自分の希望に合わせてくれるので、スケジュールを組みやすいでしょう。

希望日時を知らせるときは、最低でも第三希望までは伝えるようにしてください。
提示する日時が少なすぎると、都合が付かないときに何度もメールのやりとりをしなくてはいけません。

できるだけ先方の手間を省くためにも、候補の日時は多い方が良いです。
相手の気持ちを考えて行動するのが、社会人としてのマナーだといえますね。

面接日が遠くなるほど不利になりやすい

面接日の調整についてですが、できるだけ早い日程にするのがポイントです。
応募先企業の連絡から1週間以内に、面接を受けられるようにしてください。

なぜなら、面接で良い人材がいれば内定していくので、順番が後になるほど不利になりやすいからですね。
面接日が遅くなるにつれて、採用枠が減っていくということです。

スケジュール調整が下手だと損をしますから、転職活動中は別の予定を入れないようにする方が良いでしょう。

面接日を設定するメールの例文

面接の日時を決めるときは、電話でなくメールで連絡するのが一般的です。
メールの方が記録に残るので、日程調整がやりやすいからですね。
聞き間違いによる伝達ミスも防げますから、メールを利用しましょう。

そこで、ビジネスメールの基本的なマナーを知っておいてください。
用件のみの不愛想なメールを送ってしまうと、社会人としての常識を疑われてしまいます。

メールの構成は、以下のようにするのが一般的です。

  1. 宛先
  2. あいさつ
  3. 本文
  4. 締めの言葉
  5. 署名
株式会社○○
人事部 ●●様

お世話になっております。
中途採用で応募させていただいた、山田太郎と申します。

書類選考通過のご連絡、誠にありがとうございます。
面接の希望日時をお送りしますので、ご調整いただけますと幸いです。

第一希望:○月○日●時~●時
第二希望:○月○日●時~●時
第三希望:○月○日●時~●時

お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願いいたします。

------------------
山田太郎
住所:
電話番号:
メールアドレス:
------------------

以上、転職面接の日程調整について解説をしました。

中途採用の成否は、面接の内容ですべてが決まってしまいます。
なので、日程調整で手間取らないように、できるだけ予定を空けておくようにしてください。

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