引き継ぎが間に合わない?退職時の残務処理と引き継ぎを終わらせる方法

投稿日:

転職先が決まって上司に退職の意向を伝えたら、残務処理と引き継ぎ作業をしないといけません。
辞めるからといって適当な対応をすると、会社に多大な迷惑を掛けてしまいます。

世の中は狭いものですから、転職後もどこで繋がりがあるか分かりません。
ちゃんとキレイな辞め方をしないと、業界内で自分の悪評が広まったりするかもしれないわけです。

なので、残務処理と引き継ぎは完璧に終わらせるようにしましょう。

退職手続きの中で引き継ぎに困る人は多い

転職サイト「エン・ジャパン」が、退職について行ったアンケートがあります。
それによると、退職時に困ったこととして、TOP3に業務の引き継ぎが入っていました。

日常の業務をこなしながら引き継ぎ作業も行うので、かなりの時間が取られてしまうからですね。

後任者にも通常の業務がありますから、なかなか時間を割いて教えるということができません。

使える時間を捻出しつつ、ミスの無いように配慮したりなど、かなり神経を使う必要があります。
辞める直前にトラブルを起こさないためにも、効率よく引き継ぎを行えるようにしてください。

よくある引き継ぎのトラブルと解決法

残務処理・引き継ぎの時間が足りない

最も多いトラブルとして、時間が足りないといったことがあります。
時間は有限なので、どれだけ効率的に進めても足りないものはどうしようもありません。

中途半端に仕事を残して退職すると、転職してからも業務に関する電話が掛かってきたりします。
これだと、新しい職場にも迷惑が掛かるので最悪です。

前の職場とのやり取りを続けていると、企業によっては副業とみなされたり、情報漏えいのリスクから解雇されることもありえます。
だから、残務処理と引き継ぎをすべて終わらせてから、退職をしてください。

対処法としては、引き継ぎにかかる時間を想定して、逆算して退職日を決定することです。
先に退職日を決めてしまうと、どうしても間に合わないケースが出てきます。

また、それでも時間が足りなければ、退職日を延長することも考えましょう。
転職先へは、「最後まで責任をもって仕事がしたい」と伝えて、入社日を遅らせてもらわなくてはいけません。

後任者のスキルが足りない

自分の後任を担当する人間が、いつも優秀とは限りません。
入社したばかりの新人やその業務の未経験者だったりするわけです。

そういった時には、業務の引き継ぎに苦労することがありますね。
ちゃんと教育しないと業務自体を覚えられませんし、大量の仕事を押し付けると嫌になって後任が辞めてしまう可能性があります。

対処法としては、複数の後任者を用意することですね。
メインの後任者に仕事を教えつつ、そのフォロー役として別の人間にも同じように教育していくわけです。

そうすれば、業務を分担することができますので、仕事の覚えが早くなって体の負担も減らすことができます。

また、業務マニュアルを作成して、直属の上司にも渡しておくべきですね。
何か問題が起きた時にも対処してもらえますし、大きなトラブルが起きるのを避けられるでしょう。

マニュアルの作成が間に合わない

引き継ぎの時には、業務マニュアルを作成するのが基本です。
後任者に口頭で仕事を教えても忘れますし、他の人が見ても仕事内容が分かるようにするためですね。

でも、マニュアルの作成には意外と時間が掛かりますし、退職まで間に合わない可能性があります。
中途半端な内容になると、逆に混乱を招くのでよくありません。

対象法として、かなり前もって作成に取り掛かるのが有効です。
転職活動を始めた段階から作っておけば、余裕をもって作業を終わらせることができますね。

3ヶ月くらいが転職活動の期間として標準なので、それくらいの時間があれば大抵は問題ないでしょう。
自分の備忘録のためにも、日頃から資料としてまとめておくことをおススメします。

引き継ぎを行わないと損害賠償に発展するケースもある!

「もう辞めるし引き継ぎなんて適当でいいや」などと思っていると、後で痛い目に遭う可能性があります。
引き継ぎが不十分で会社の業務に支障が出ると、損害賠償が請求されるかもしれません。

たとえば、以下のようなケースです。

  • システムのパスワードを伝えないことでログインできない
  • 顧客に担当者の変更を伝えないことで契約を切られる
  • 顧客情報を共有せずに紛失する

このような状態になると、会社に大きな損害が起きる可能性がありますよね。
引き継ぎのミスで損害出ることで、賠償責任を問われるかもしれません。

なので、引き継ぎは完璧に終わらせるようにしてください。

最後まで責任を持つのが社会人のマナー

会社を辞めるときには、現在の仕事を終わらせるか、キリの良いところまで完了させないといけません。

そして、自分が抜けた後でも、後任者が迷うことなく業務に取り掛かれるように手配する必要があります。

時間が足りないのであれば、早朝出勤や残業などもして辻褄を合わせるようにしてください。
退職する人間の責任ですから、残された人たちが困らないように最大限の配慮をしましょう。

引き継ぎのプロセスとしては、次のようになります。

  • 退職までのスケジュールを立てる
  • 業務マニュアルを作成して後任者を教育する
  • 取引先へのあいさつ回りをする

この3つのプロセスを踏むことで、完璧に引き継ぎを済ませることができるはずです。

今までお世話になった会社ですから、立つ鳥跡を濁さずという気持ちで引き継ぎを行ってください。

1.退職までのスケジュールを立てる

上司に退職の意向を伝えたら、退職日を決定することになります。
その時に、退職までにやるべきことを、紙などに書いてまとめてください。

  • 今の仕事がどれだけ残っているか
  • 整理するべき備品や資料はどれだけあるのか
  • 引き継ぎにどれだけの時間が掛かるか
  • 退職のあいさつをする取引先は何社くらいか

これらを踏まえたうえで、具体的な退職日を決定します。
こうすれば、あとで時間が足りなくなるのを防ぐことができますね。

退職日が決まったら、いつまでに何を終わらせるかということをスケジュール化しましょう。
退職日から逆算をして、細分化するわけです。
無理なく作業を終わらせるためには、必要不可欠となります。

ポイントとしては、引き継ぎの完了を退職日の3日前に設定することです。
有給を消化するのであれば、有給初日の3日前に設定します。

ギリギリだと予想外の事態が起きた時に、対処することができません。
3日間の猶予期間を設定しておけば、何が起きたとしても安心できますよね。

何事も余裕をもって行動することが大切なので、3日前にはすべて終わらせるつもりで考えておいてください。

やることが多すぎる人は、転職活動を始めると同時に仕事の整理も進めておきましょう。
退職が決まってから会社を辞めるまでには、1ヶ月くらいしかありません。

それだと足りないことがあるので、かなり前の段階から動き出しておくことをおススメします。

2.業務マニュアルを作成して後任者を教育する

引き継ぎの中で、最も重要なのが業務マニュアルを作成することです。
業務の流れや作業の要点などをまとめておくと、誰が見ても仕事を進めることができます。

マニュアルのまとめる内容は、以下の通りですね。

  • 業務の目的と全体での位置づけ
  • 作業手順や優先順位、注意点など
  • よくあるトラブルと対処法
  • 取引先の一覧と連絡先
  • 取引担当者の人柄・接し方などの情報

そして、マニュアルができたら、後任者と一緒に作業をやってみます。
マニュアルだけを渡しても分からない場合があるので、同じ作業をやってもらって体で覚えさせるわけです。

不明点があれば、その場で質問してもらいます。
これを繰り返すことで、認識のズレを無くすことができ、間違った伝達を防ぐことができるでしょう。

後任者が後輩だった場合、遠慮して色々聞けない部分があるかもしれません。
そんな場合でも、一緒に作業すれば疑問を解決できますし、コミュニケーションを取ることができて効率もアップします。

3.取引先へのあいさつ回りをする

そして、社外の取引先の方への挨拶も忘れてはいけません。
今まで関係性を築いてきた相手ですから、何も言わずに退職すると会社の評判を下げてしまいます。

最悪の場合、今後の取引にも影響することがあるわけです。
心証を下げてしまわないためにも、退職の前に必ず挨拶をしてください。

その際に、後任担当者を一緒に連れて行って紹介しましょう。
事前に顔合わせをしておけば、担当が変わった後にトラブルになることも少ないです。

「私よりも信頼できる人間です」と紹介しておけば、取引先の担当者も安心できると思います。

引き継ぎが終わってからの対応

予定通りに引き継ぎを行えば、退職の3日前までにすべてが終わるはずです。
何もやることが無くなったとしても、ボーっとするのは止めて下さい。

やはり、周りの目がありますから、一人だけ暇そうにしていると気まずい雰囲気となります。
積極的に他の雑用を手伝うようにすれば、そういった心配もありません。

また、引き継ぎが完了したら、その旨を上司に報告してください。
誰に、どんな仕事を、どのように引き継いだのかを詳細に説明しておかないと、上司として適切な指示を出すことができません。

業務マニュアルをコピーして、直属の上司にも渡しておくことをおススメします。

以上、転職に伴う引き継ぎの方法について紹介しました。

これまでマジメに仕事をしてきたとしても、引き継ぎが不十分だと一気に信頼が崩れてしまいます。

退職することで会社に迷惑を掛けるわけですから、しっかりと引き継ぎを行って少しでも周りの負担を減らすように心がけてください。

-退職についての知識

Copyright© テンショQ , 2017 AllRights Reserved.